Troca de escritório de contabilidade: o procedimento

Mudar de contador tem regra escrita, e ela vale para os dois lados: o escritório que sai e o que entra. Esta página descreve o que a norma do Conselho Federal de Contabilidade exige, quem responde por quê na passagem e o que conferir na entrega. Ela trata do procedimento; motivo de troca e avaliação de quem sai não entram.

Publicado em 19 de setembro de 2026

O que a norma exige

A Resolução CFC 1.590/2020 obriga o profissional ou a organização contábil a ter contrato escrito com o cliente, para comprovar a extensão e os limites da responsabilidade técnica (art. 1º). Esse contrato tem de trazer, entre outras coisas, os serviços detalhados, o que fica a cargo do próprio cliente, os honorários e uma cláusula rescisória com prazo de aviso prévio (art. 2º).

Quando a relação termina, a norma fala em distrato obrigatório entre as partes, com a cessação das responsabilidades de cada uma (art. 6º). Se o distrato não puder ser assinado, o profissional notifica o cliente do fim da relação e confirma a cessação das responsabilidades (art. 6º, parágrafo único).

Quem responde por quê na passagem

• Obrigações acessórias do período. Cabem a quem sai as obrigações tributárias acessórias cujo período de competência correu durante o contrato, mesmo que o vencimento caia depois, salvo disposição contratual expressa em contrário (art. 10).
• Demonstrações contábeis do período. Ficam a cargo de quem sai as demonstrações do período em que ele foi o responsável técnico, salvo disposição expressa em contrário no distrato (art. 9º, parágrafo único).
• Livros, documentos e arquivos. A forma e o prazo de devolução dos livros contábeis e auxiliares, dos documentos e dos arquivos das obrigações entregues ao Fisco, inclusive os eletrônicos, têm de estar na cláusula rescisória do distrato (art. 9º).
• Recebimento. O distrato registra a responsabilidade do cliente de receber os seus documentos, pessoalmente ou por representante autorizado por escrito (art. 7º).
• Informação a quem entra. Quem sai comunica ao novo responsável técnico os fatos de que ele deva tomar conhecimento (art. 8º).

A ordem prática

1. Ler a cláusula rescisória do contrato em vigor e anotar o prazo de aviso prévio.
2. Avisar por escrito, dentro desse prazo.
3. Combinar a competência de corte, de preferência o fim de um mês: até ali as obrigações são de quem sai; dali em diante, de quem entra.
4. Assinar o distrato com a lista do que será devolvido, a forma e o prazo, e com o que ficou combinado sobre as demonstrações do período.
5. Receber e conferir o que foi entregue, com recibo.
6. Assinar o contrato escrito com o novo escritório, depois de aceita a proposta (arts. 1º e 5º), e atualizar as procurações e os acessos aos portais do governo.

Trocar no meio do ano é possível. Trocar na virada do exercício simplifica a divisão das demonstrações contábeis, mas não muda as regras acima.

O que conferir na entrega

• Livros contábeis e auxiliares, balancetes e as demonstrações até a competência de corte.
• Declarações entregues e os respectivos recibos, com os arquivos eletrônicos: apurações do Simples ou do regime em que a empresa está, escriturações digitais, folha de pagamento e o que foi enviado de obrigações trabalhistas e previdenciárias.
• Parcelamentos em andamento e guias em aberto.
• Contrato social e alterações, alvarás e documentos de constituição que estivessem sob guarda do escritório.

Quando a Doma é o escritório que entra

A Doma pede o contrato social e as alterações, o último balancete, as apurações dos últimos 12 meses, a folha, a relação de parcelamentos e os acessos necessários. O contrato escrito vem antes da primeira competência, como a norma exige. O que ela recebe de informação do escritório anterior é o que a norma prevê: os fatos de que o novo responsável deva tomar conhecimento.

Perguntas frequentes